Wdrożenie regulacji prawnych związanych z Dyrektywą w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie Sygnalistów, która zaczęła obowiązywać 25 września 2024 r. wzbudza nadal sporo wątpliwości i nieporozumień oraz niestety, podobnej jak w okresie wejścia w życie przepisów o ochronie danych osobowych i wymagań RODO, fali półprawd i zwykłych prymitywnych oszustw. Próby wyłudzeń informacji, zastraszania karami, kontrolami lub donosami to najczęstsze ze stosowanych, niecnych i prymitywnych praktyk. Jak powinna wyglądać właściwie opracowana dokumentacja dotycząca zgłoszeń naruszenia prawa, jakie kanały zgłoszeń należy udostępnić i na co szczególnie zwrócić uwagę ? Zapraszamy do artykułu.
Nadrzędnym dokumentem jaki należy wprowadzić jest Regulamin zgłoszeń wewnętrznych/zewnętrznych określający procedury zgłaszania naruszeń/nieprawidłowości, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa – tzw. (sygnalistów). Pełny edytowalny Regulamin zgłoszeń z wymaganymi załącznikami lub same poszczególne załączniki znajdziesz w naszym sklepie. Regulamin powinien określać zawierać następujące zagadnienia:
1. Formy przyjętych kanałów zgłoszeń.
2. Obszary dotyczące przyjmowanych zgłoszeń.
3. Kontekst osób zgłaszających naruszenia prawa.
4. Zasady ochrony osób dokonujących zgłoszenia naruszenia prawa.
5. Zasady wyznaczania pełnomocnika ds. przyjmowania zgłoszeń oraz jego obowiązki.
6. Zasady prowadzenia rejestru zgłoszeń.
7. Zasady prowadzenia postępowań wyjaśniających.
8. Zasady przetwarzania danych sygnalisty i innych osób, których dotyczy zgłoszenie.
Warto pamiętać, aby Regulaminy zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych wprowadzić stosownym zarządzeniem.
Dokumentacja dotycząca zgłoszeń naruszenia prawa to także załączniki do regulaminu, które pozwalają na właściwe udokumentowanie prowadzonych działań, ich rozliczalność oraz zgodność z prawem. Warto opracować następujące dokumenty:
a. Załącznik nr 1 – Karta zgłoszenia nieprawidłowości – dokument do przyjmowania zgłoszeń osobiście na żądanie sygnalisty.
b. Załącznik nr 2 – Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych sygnalisty.
c. Załącznik nr 3 – Karta zgłoszenia działań odwetowych podejmowanych wobec sygnalisty.
d. Załącznik nr 4 – Oświadczenie pracownika o zapoznaniu z Regulaminem zgłoszeń oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa.
e. Załącznik nr 5 – Wzór rejestru zgłoszeń naruszenia prawa dokonywanych przez sygnalistów.
Sporo pytań budzi także to, jakie kanały zgłoszeń ma udostępnić zobowiązany do wdrożenia Ustawy pracodawca ? Odpowiedzi na to pytanie należy szukać w zapisie art. 26 pkt 2 Ustawy odnoszącego się także do art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344). Co ciekawe elektroniczny kanał przyjmowania zgłoszeń spełnia w rozumieniu zapisów prawa, formę przyjmowania zgłoszeń ustnych i pisemnych. Zgodnie z zawartymi tam zapisami, zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344) – „środki komunikacji elektronicznej – rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną.
Odrębną formą jaką musi zapewnić pracodawca jest konieczność zapewniania przyjęcia zgłoszenia, na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni, od dnia otrzymania takiego wniosku – co ważne, udokumentowane w formie nagrania lub stosownego protokołu.
Jeśli potrzebujesz konsultacji lub bezpośredniego wsparcia w zakresie doradztwa, opracowania dokumentacji lub przygotowania odrębnego systemu dla zgłoszeń wewnętrznych oraz ich obsługi – skontaktuj się z nami. Dysponujemy dedykowaną platformą zgłoszeniową oraz zespołem specjalistów, który zapewni zgodną z prawem obsługę zgłoszeń zgodną z Ustawą o Sygnalistach.
Gotowe dokumenty dotyczące kupisz u nas.
Regulamin zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów – wersja do samodzielnej edycji + wszystkie poniższe załączniki – kupisz tutaj.
Załącznik nr 1 – Karta zgłoszenia nieprawidłowości – dokument do przyjmowania zgłoszeń osobiście na żądanie sygnalisty – kupisz tutaj.
Załącznik nr 2 – Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych sygnalisty – kupisz tutaj.
Załącznik nr 3 – Karta zgłoszenia działań odwetowych podejmowanych wobec sygnalisty – kupisz tutaj.
Załącznik nr 4 – Oświadczenie pracownika o zapoznaniu z Regulaminem zgłoszeń oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa – kupisz tutaj.
Załącznik nr 5 – Wzór rejestru zgłoszeń naruszenia prawa dokonywanych przez sygnalistów – kupisz tutaj.
Zapraszamy Cię również do naszego bezpłatnego newslettera – Poradnika Pracodawcy – w którym omawiamy zagadnienia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej, pierwszej pomocy, ochrony danych osobowych i kadr. Zapisać się do newslettera możesz TUTAJ.
Opracowanie / Marek Mróz
Manager Bezpieczeństwa Informacji / Inspektor Ochrony Danych
Niniejszy wpis nie jest sponsorowany. Poniżej zamieszczamy ciekawe linki afiliacyjne do wartościowych książek o ochronie danych osobowych. Dokonując z nich zakupu, wesprzesz rozwój naszego poradnika. Dziękujemy.
Ochrona Danych Medycznych i Osobowych Pacjentów – kupisz tutaj,
Ochrona Danych Osobowych – Poradnik dla Przedsiębiorców – kupisz tutaj,
Bezpieczeństwo aplikacji mobilnych – kupisz tutaj,
Informatyka Śledcza – kupisz tutaj,
Profesjonalne testy penetracyjne – kupisz tutaj.
