Nowelizacja przepisów prawa pracy w zakresie regulacji, wymagań i dokumentacji dotyczącej pracy zdalnej, to obszar na który czekało sporo firm i jeszcze więcej pracowników, jakich zagadnienie to bezpośrednio dotyczy. Przepisy wprowadzające definicję pracy zdalnej wejdą w życie 7 kwietnia 2023 roku i zgodnie z wymogami Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z późn. zm.), będą one zawierały szereg istotnych zmian oraz regulacji, dotyczących zarówno obowiązków leżących po stronie pracodawcy jak i pracowników. Jak zatem podejść do tego tematu – Praca Zdalna ? Zapraszamy do artykułu, w którym przybliżymy ten obszar. Jednocześnie informujemy, iż gotową dokumentację dotyczącą wdrożenia pracy zdalnej, można zakupić w naszym sklepie, lub zamówić w naszym biurze po uprzednim kontakcie i konsultacji.

Praca zdalna regulacje prawne

Podstawowe regulacje zakładają, iż praca zdalna będzie mogła być wykonywana na podstawie uzgodnienia pomiędzy Pracodawcą a pracownikiem, zawieranym już na etapie zatrudnienia lub w trakcie jego trwania. Miejscem jej wykonywania niekoniecznie musi być miejsce zamieszkania pracownika, ale także może być to miejsce przez niego wskazane i co istotne – każdorazowo uzgodnione z Pracodawcą. Niebagatelną dla obu stron kwestią, jest także formalne uregulowanie uwzględniania pracy zdalnej dla osób spełniających następujące kryteria:

• pracownicy w ciąży

lub rodziców wychowujących:

• dziecko do ukończenie przez nie czwartego roku życia,
• dziecko posiadające zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
• dziecko posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• dziecko posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania jego rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Dodatkowym obszarem będzie także sprawowanie opieki nad innym członkiem rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadających orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. W wymienionych przypadkach Pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek pracownika, a jego odrzucenie będzie wymagało uzasadnienia, głównie w kontekstach organizacji lub rodzaju wykonywanej pracy, gdzie wspomniane uwarunkowanie uniemożliwia prowadzenie pracy zdalnej lub zasadniczo koliduje z prowadzaną działalnością.

Istotne dla całości zmian jest także uwarunkowanie, iż nie wszystkie prace mogą być realizowane zdalnie. Według nowych przepisów nie będzie możliwe powierzenie pracownikowi wykonywania pracy zdalnie w przypadku prac:

• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
• powodujących intensywne brudzenie.

Pracodawca będzie zobowiązany także do dokonania oceny ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej, uwzględniając samą formę świadczenia pracy, a nie każdego stanowisko osobno. Dodatkowo dopuszczenie pracownika do korzystania z takiego sposobu świadczenia pracy, będzie także musiało być poprzedzone złożeniem przez niego odpowiednich oświadczeń, nie tylko w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ale również ochrony danych osobowych. Ustawodawca wprowadził także zmiany w kontekście mogących zdarzyć się podczas tej formy pracy wypadków oraz przeglądów miejsca pracy zdalnej, które mogą być realizowane wyłącznie w terminach uzgodnionych z pracownikiem.

Praca zdalna obowiązki pracodawcy

Nowe przepisy odnoszą się także wprost do uregulowań jakie powinien poczynić Pracodawca. Począwszy od stworzenia Regulaminu Pracy Zdalnej, poprzez dokumentację regulującą wymagania w zakresie jej wykonywania, określenia zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych, oceny ryzyka zawodowego podczas wykonywania pracy zdalnej, a także zwrotu ponoszonych kosztów przez pracownika. Proponowana przez nasze biuro dokumentacja opiera się na wdrożeniu dokumentów, których regulacje umożliwią właściwą interpretację przepisów ale także pozwolą na prawidłowy i bezpieczny dla obu stron tryb pracy. Poniżej przedstawiamy pełen zakres dokumentacji jaki należy wdrożyć w celu spełnienia wszystkich uwarunkowań pranych dotyczących pracy zdalnej.

Regulamin Pracy zdalnej – to podstawowy dokument dokument zawierający opis i uwarunkowania dotyczące zawartych w Kodeksie Pracy wymagań związanych z określeniem:

• Ogólnych uregulowań prawnych,
• Zasad i uwarunkowania wniosku i polecenia pracy zdalnej,
• Zasad wykonywania pracy zdalnej,
• Treści informacji dla pracowników,
• Zasad zaprzestania pracy zdalnej,
• Obowiązków Pracodawcy w zakresie sprzętu, materiałów, narzędzi i kosztów,
• Procedur ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej,
• Sposobów komunikowania się oraz dostępu do informacji,
• Kontroli wykonywania pracy zdalnej,
• Pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie.

Regulamin pracy zdalnej oprócz zawartych zapisów i regulacji powinien zawierać wyodrębnione dokumenty umożliwiające nie tylko spełnienie poszczególnych uwarunkowań, ale także potwierdzenie poszczególnych wniosków, przekazanych informacji lub weryfikacji miejsca oraz sposobu wykonywania pracy zdalnej. W tym zakresie przygotowany przez nas zestaw załączników zawiera następujące dokumenty:

• Wniosek o pracę zdalną,
• Oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do pracy zdalnej,
• Dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia przy pracy zdalnej,
• Wniosek Pracodawcy o zaprzestanie pracy w formie zdalnej,
• Wniosek Pracownika o zaprzestanie pracy w formie zdalnej,
• Kalkulacja kosztów pracy zdalnej,
• Oświadczenia Pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej,
• Procedura ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej,
• Ocena ryzyka zawodowego dla stanowiska Pracownika wykonującego pracę zdalną,
• Informacje w zakresie wykonywania pracy zdalnej,
• Wykaz stanowisk na których Pracodawca dopuszcza wykonywanie pracy zdalnej na zasadach określonych w art. 67¹⁸ – art. 67³⁴ Kodeksu pracy,
• Instrukcja Bezpieczeństwa i Higieny Pracy w zakresie wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna okazjonalna

Pracodawca może także wprowadzić tzw. okazjonalną pracę zdalną, której uwarunkowania są inne niż pracy zdalnej w pełnym spektrum. Praca zdalna okazjonalna może być wykonywana tylko na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Oprócz wniosku należy opracować:

1. Ocenę ryzyka pracy zdalnej,
2. zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.

Możliwa jest także kontrola pracownika korzystającego z takiej formy pracy zdalnej, w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania procedur ochrony danych osobowych, ale może się ona odbywać tylko zgodnie z warunkami ustalonymi z pracownikiem ją wykonującym.

Jak widać właściwe uregulowanie zagadnienia – Praca Zdalna – to całkiem spora ilość koniecznych do wdrożenia zasad, których uregulowanie fizyczną dokumentacją oraz skuteczny przekaz informacji dla zainteresowanych osób, to podstawowy warunek jaki musi spełnić pracodawca w tej nowej zawodowej rzeczywistości. Dokumentacja, która łączy w sobie nie tylko zakresy organizacyjne i logistyczne, ale także procesy związane z finansami, bezpieczeństwem i higieną pracy oraz ochroną danych osobowych, powinna zostać opracowana bardzo starannie i być dopasowana do każdego zakładu indywidualnie.

Opracowanie / Marek Mróz

Główny Specjalista ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy

Manager Bezpieczeństwa Informacji / Inspektor Ochrony Danych

Gotową dokumentację dotyczącą pracy zdalnej do samodzielnego uzupełnienia, możesz zakupić w naszym sklepie – TUTAJ.

Jeśli jesteś zainteresowany opracowaniem wymaganej dokumentacji w zakresie pracy zdalnej – skontaktuj się z naszym biurem.

Zapraszamy Cię również do naszego bezpłatnego newslettera – Poradnika Pracodawcy – w którym omawiamy zagadnienia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej, pierwszej pomocy, ochrony danych osobowych i kadr. Zapisać się do newslettera możesz TUTAJ.

Niniejszy wpis nie jest sponsorowany. Poniżej zamieszczamy ciekawe linki afiliacyjne do wartościowych książek o ochronie danych osobowych oraz usług hostingowych jakie polecamy. Dokonując z nich zakupu, wesprzesz rozwój naszego poradnika. Dziękujemy.

Usługi Data Center – IQ PL Sp. z o.o. – zamówisz tutaj,

Ochrona Danych Medycznych i Osobowych Pacjentów – kupisz tutaj,

Ochrona Danych Osobowych – Poradnik dla Przedsiębiorców – kupisz tutaj,

Podstawowe obowiązki pracownika i pracodawcy – kupisz tutaj,

Obowiązki pracodawcy w zakresie Bhp – kupisz tutaj.