Zapewnienie przez Pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, to jeden z jego głównych obowiązków wynikający nie tylko z przepisów prawa, ale także zwykłej odpowiedzialności i logiki związanej z prowadzoną działalnością. Zgodnie z wymaganiami prawa osoba prowadząca działalność gospodarczą lub będąca zarządzającą instytucją państwową, ma kilka możliwości właściwej realizacji ciążących na niej w tym zakresie obowiązków. Jednym z nich jest powierzenie zadania obsługi bezpieczeństwa i higieny pracy wyspecjalizowanej w tej branży firmie zewnętrznej. Na co zwrócić uwagę decydując się na taką współpracę, co powinna zapewniać, jakie obowiązki powinna realizować obsługa bhp oraz jakie zapisy zawrzeć w podpisywanych umowach ? Zapraszamy do artykułu.
Możliwości realizacji wymagań stawianych prawem w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, w tym prowadzenie ich samodzielnie opisałem w artykule – Kto potrzebuje służby bhp ? W tym wątku skupimy się na wersji najlepszej dla małych i średnich przedsiębiorstw, czyli powierzenia tych zadań specjalistycznej firmie zewnętrznej. Rozwiązanie to będzie także pomocne dla dużych firm z własną służbą bhp, gdzie obsługa zewnętrzna może wypełniać zadania wykraczające poza obowiązki pracowników etatowych, ale również pełnić formę doradczą lub zastępczą w przypadku niedyspozycji etatowego pracownika. Decydując się na wsparcie zewnętrzne pamiętać należy, że obowiązki określone w rozporządzeniu w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy ( DZ. U. 1997 nr 109 poz. 704 z późń. zm.) mogą ulec modyfikacji, w zależności od formy współpracy. Mogą one dotyczyć najczęściej ich rozszerzeniu, często o zakres jakiego realizować nie może osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, lub realizację specyficznych zadań i potrzeb pracodawcy.
Podstawowe obszary na jakie powinien zwrócić uwagę zarządzający instytucją lub przedsiębiorstwem, powierzający zadania służby bezpieczeństwa i higieny pracy, to następujące pytania jakie powinien zadać sobie każdy, kto chce zrobić to po prostu dobrze. Będą to następujące kwestie:
1. Adres działalności / miejsce działalności firmy. Czy jest to prywatne mieszkanie, czy faktyczne biuro ?
2. Czy firma posiada stronę internetową i z jakiej poczty elektronicznej korzysta. Czy firma dba o swój wizerunek, prowadzi media społecznościowe i czy korzysta z własnej domenowej poczty, a nie darmowej usługi, do której tak naprawdę nie ma dostępu co jest niezgodne z RODO ?
3. Czy firma to działalność jedno czy wieloosobowa. Czy jedna osoba będzie zawsze dyspozycyjna, będzie rzetelnie zajmowała się powierzonymi i zapewni kompleksowe wsparcie prowadzonej działalności ? Czy zareaguje w sytuacji kryzysowej, albo poświęci swój dzień wolny ?
Kolejną kwestią o jako warto zadbać, to zakres powierzonych usług firmie zajmującej się zewnętrznym wsparcie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Formalnie kontekst ten dotyczy zakresu określonego w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. 1997 nr 109 poz. 704), które zawiera szczegółowe wytyczne. Zakres zadań zgodnie z § 2 pkt. 1 wspomnianego rozporządzenia opisaliśmy szczegółowo w artykule – Za co odpowiada służba BHP ? Z zawartych tam informacji wynika wprost, iż służba bezpieczeństwa i higieny pracy to dla pracodawcy w szczególności organ doradczy, opiniotwórczy oraz kontrolny. Warto zadbać aby firma, której powierzono zadania, przygotowywała także wymaganą dokumentację, wchodziła we współpracę z instytucjami niezbędnymi dla prawidłowej realizacji powierzonych zadań, a także wykazywała się własną inicjatywą. Niebagatelną różnicą w zakresie własnej “etatowej” a zewnętrznej służby bezpieczeństwa i higieny pracy, jest też fakt iż prowadzona działalność pozwala także przy spełnieniu właściwych przesłanek prawnych na prowadzenie szkoleń okresowych, które formalnie nie należą do obowiązków etatowej służby bhp.
Co zatem zawrzeć w umowie nawiązywanej z zewnętrzną firmą świadczącą wsparcie w zakresie bezpieczeństwa i higieny ? Umowa ta powinna zawierać:
1. Wszystkie aspekty zadań wymienionych w powyższym rozporządzeniu i artykule.
2. Realizację szkoleń okresowych ( najlepiej w ramach umowy ).
3. Realizację innych zadań z określeniem czy są one realizowane w ramach umowy czy według odrębnego zlecenia.
4. Określenie dróg kontaktu, dostępności strony oraz osób upoważnionych.
5. Odpowiedzialność dotyczącą realizacji umowy dla obu ze stron.
6. Odniesienie od prawidłowości przetwarzanych dla celów umowy danych, w tym danych osobowych – nawiązanej umowy powierzenia przetwarzania danych.
7. Inne istotne dla warunków umowy oraz stron ustalenia.
Kolejnym, również zasadnym w kwestii wyboru zewnętrznego wsparcia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, jest zakres działalności jakim zajmuje się wybrana instytucja. To czy realizuje wyłącznie usługi bezpieczeństwa i higieny pracy, może znacznie zawężać jej możliwe formy wsparcia, przy jednoczesnym wzroście kosztów, jeśli korzysta z podwykonawców. Optymalnym rozwiązaniem jakie jako pierwsze należ uwzględnić jest możliwość realizacji dodatkowych zadań, przede wszystkim:
1. Usług w zakresie ochrony przeciwpożarowej – serwisu gaśnic, hydrantów, systemów ppoż, czy też opracowywania instrukcji bezpieczeństwa pożarowego.
2. Usług szkoleniowych w zakresie pierwszej pomocy medycznej.
3. Możliwości działania stacjonarnie jak i on-line, szczególnie w przypadku szkoleń lub konsultacji.
Niebagatelnym wsparciem okazuję się także możliwość rozbudowy usług o zadania w zakresie:
2. Pełnienia funkcji inspektora ochrony danych.
3. Usług kadrowych, ochrony środowiska i informatycznych.
4. Dodatkowych przydanych usług, np. jak w naszym zakresie – usług realizowanych dronem oraz nadruków na odzieży.
Bardzo często połączenie działań, w szczególności jeśli zadania powierzono kompetentnej firmie stworzonej przez zespół specjalistów, ma także istotny wpływ na realne koszty samej obsługi. W praktyce będą one często niższe, niż te realizowane w kilku podmiotach, i co istotne może się także pojawić realny i często spotykany problem spychanie własnej odpowiedzialności, na pozostałe strony obsługi. Jak wielkie może to mieć znaczenie dla prowadzonej działalności oraz jakie koszty wiążą się z obsługą bezpieczeństwa i higieny pracy, już niebawem w kolejnym artykule…
Zapraszamy Cię również do naszego bezpłatnego newslettera – Poradnika Pracodawcy – w którym omawiamy zagadnienia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej, pierwszej pomocy, ochrony danych osobowych i kadr oraz informujemy i nowych artykułach na naszej stronie. Zapisać się do newslettera możesz TUTAJ. Jeżeli sam planujesz dystrybucję własnego newslettera, polecamy polskiego dostawcę, z którego usług sami korzystamy – Getresponse – zapewniającego nie tylko świetne narzędzie ale także perfekcyjną obsługę klienta.
Opracowanie / Marek Mróz – Główny specjalista ds. bezpieczeństwa i higieny pracy.
Niniejszy wpis nie jest sponsorowany. Poniżej zamieszczamy ciekawe linki afiliacyjne do polecanych książek i poradników w zakresie Bezpieczeństwa i Higieny Pracy. Dokonując z nich zakupu, wesprzesz rozwój poradnika. Dziękujemy.
Pierwsza Pomoc – kupisz tutaj,
Podstawowe obowiązki pracownika i pracodawcy – kupisz tutaj,
Obowiązki pracodawcy w zakresie Bhp – kupisz tutaj.
